privacybeleid chiro esjeewee

De persoonsgegevens van ouders en kinderen worden verwerkt door Chiro Esjeewee, Leuvensesteenweg 183, 3390 Sint-Joris-Winge, groepsleiding@chiroesjeewee.be.
De persoonsgegevens worden gebruikt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie en administratieve verplichtingen bij activiteiten, en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten.

Lid worden van Chiro Esjeewee betekent ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen.
Alles omtrent het ledenbeheer en verzekeringen gebeurt via Chirojeugd Vlaanderen, hierdoor zijn wij genoodzaakt de identificatie- en contactgegevens door te geven aan Chirojeugd-Vlaanderen VZW, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen, info@chiro.be. Meer info vindt u op www.chiro.be/privacyverklaring.

Wanneer u uw gegevens wil inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met Chiro Esjeewee of met Chirojeugd Vlaanderen via de vermelde contactgegevens hierboven.
Chiro Esjeewee hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy volwaardig!

In deze privacyverklaring proberen wij u zo helder en transparant mogelijk informatie te geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens.

Chiro Esjeewee houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbeschermin.
Dat brengt mee dat wij:

• De persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
• De verwerking beperken tot enkel gegevens die minimaal nodig zijn.
• Uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
• Passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van
  de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dat dit nodig is voor de
  uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies, inschrijvingen, formulieren…).
• Op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen
  wijzen en dat we die respecteren.

Als Chiro zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, verder treden wij ook op als voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die wij doorgespeeld
hebben.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de
onderstaande contactgegevens:
Chiro Esjeewee

• Leuvensesteenweg 183, 3390 Sint-Joris-Winge
• groepsleiding@chiroesjeewee.be
• Telefonisch kan u contact opnemen met de groepsleiding. De telefoonnummers zijn te vinden op onze website.

Chirojeugd Vlaanderen

• Kipdorp 30, 2000 Antwerpen
• privacy@chiro.be
• 03 231 07 95

Chiro Esjeewee verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden (Doeleinde → Rechtsgrond):

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Esjeewee → Uitvoering overeenkomst

• Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking → Uitvoering overeenkomst

• Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden → Uitvoering overeenkoms

• Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid → Wettelijke verplichting
• Voor archiefdoeleinden → Gerechtvaardigd belang

Bovenstaande doelstellingen geven een zicht op de momenten waar wij gegevens verzamelen, hierbij kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
• Kenmerken van Chirowerking: afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, verdere functies binnen de Chiro
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen
• Kenmerken voor inschrijvingen: gewenste eten restaurantdag, betaling inschrijvingen

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder of wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind. Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden (Doeleinde → Rechtsgrond):

• 16+: om het gratis ledentijdschrift op te sturen → Uitvoering overeenkomst

• Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid → Wettelijke verplichting

• Voor archiefdoeleinden → Gerechtvaardigd belang

• Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking → Uitvoering overeenkomst

• Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen → Uitvoering overeenkomst

• Om de leden te kunnen laten verzekeren → Uitvoering overeenkomst

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Hoe zit het met foto’s en filmpjes?
Er worden regelmatig foto’s en filmpjes gemaakt door, of in opdracht van de leiding van Chiro Esjeewee.
Dit kan op volgende activiteiten voorkomen:

• Startdag, bosspelen, pleinspelen, waterspelen, dorpsspelen, binnenactiviteiten, dag van de
  Jeugdbeweging, jeugddag, Christus Koning, Sinterklaas, kerstfeestje, restaurantdag, Externe
  activiteiten (vrijwilligerswerk, …), slotactiviteit, bivak, buitenlands bivak

Deze foto’s en filmpjes kunnen gebruikt worden voor volgende doeleinden:

• Uitgaven Chiro Esjeewee ➜ Brochures, bivakboekje, …
• Website Chiro Esjeewee ➜ chiroesjeewee.be
• Sociale Media Chiro Esjeewee ➜ Facebook, Instagram, Google Drive, Google Foto’s, …
• Uitgaven Chiro Nationaal ➜ Vlam, Dubbelpunt, postkaarten, brochures, …
• Website’s Chiro Nationaal ➜ www.chiro.be
• Sociale Media Chiro Nationaal ➜ Facebook, Instagram, …

Website hosting
De website van Chiro Esjeewee wordt ondersteund door het hostingbedrijf ‘AXC B.V.’.
Doordat onze website vanuit een derden wordt gehost, verstrekken we ook info aan derden. De
gegevens die u aan het hostingbedrijf bezorgt, kunnen aan derde partijen verstrekken als dat
noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Het privacybeleid van
‘AXC B.V.’ kan u terugvinden via https://www.versio.nl/assets/pdf/privacyverklaring-nl.pdf

Daarnaast kan een overheidsinstantie gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.
Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen overeenkomst hebben, het waarborgen van de veiligheid van de persoonsgegevens blijft op plaats één staan!
We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

E-mails via Roundcube
Om het mailverkeer binnen Chiro Esjeewee vlot te laten verlopen werken wij met Roundcube, op deze manier kunnen wij snel en efficiënt mails rondsturen. Meer info over Roundcube vind je op hun website, https://roundcube.net/.

Foto’s raadplegen via WD My Cloud
Chiro Esjeewee maakt gebruik van WD My Cloud om foto’s te delen.

Het privacybeleid van WD My Cloud kan u terugvinden via https://www.westerndigital.com/legal/privacy-statement.

Google formulieren en Gmail:
Voor de dagelijkse werking van Chiro Esjeewee maken wij gebruik van Google formulieren en Gmail.

Alle e-mailadressen die gerelateerd zijn aan @chiroesjeewee.be vallen onder het privacybeleid van Google, dat kan u terugvinden via https://policies.google.com/.

Onze Chiro bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons
bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

• Algemene gegevens leden/ouders ➜ Onbepaalde duur in de ledenadministratie van de Chiro, genaamd GAP.
• Medische gegevens leden ➜ Tot na bivak (einde van het chirojaar)
• Gegevens inschrijvingen activiteiten ➜ Tot na bivak (einde van het chirojaar)
• Gegevens leiding ➜ Onbepaalde duur
• Foto’s en filmpjes ➜ Onbepaalde duur
• Beeldmateriaal ➜ Onbepaalde duur (in eigen archief)

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis
  van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Enkel de groepsleiding van Chiro Esjeewee heeft zo’n login en draagt er ten allen tijde zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te verkrijgen.
  
• Iedereen die namens Chiro Esjeewee aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de leiding toegang toe heeft.
• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, inschrijfformulieren… dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen.
Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons (via groepsleiding@chiroesjeewee.be) of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: https://gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

Onze voorkeur gaat uit naar het contact opnemen met ons. Indien u contact opneemt met de groepsleiding, dan berichten wij u binnen zes weken na ontvangst van het verzoek/bericht terug.

Chiro Esjeewee kan haar privacyverklaring aanpassen, dat zal via onze website aangekondigd worden door middel van een melding.